PEGASUS KONGRESS ALS PCO
Hier übernehmen wir als Professional Congress Organiser die komplette Abwicklung Ihres Kongresses. Dies umfasst folgende Punkte:
Planung
Beratung bei der Planung für wissenschaftliches Programm, Rahmenprogramm, Ausstellung, offizielle Abendprogramme.
Budget
Erstellung und Kontrolle eines Budgetplans, Eröffnung und Führung eines Veranstaltungskontos, Antragstellung für Förderungen.
Tagungsort
Evaluierung verschiedener Veranstaltungsorte, die für Ihren Kongress am besten geeignet sind.
Registratur
Erfassung der Teilnehmer, Zahlungsüberwachung, Mahnwesen, Erstellung und Versand von Teilnahmebestätigungen, Erstellung von Teilnehmerlisten und Statistiken.
Korrespondenz
Tägliche Korrespondenz mit den Teilnehmern bezüglich Anmeldung, Hotelunterbringung und Rahmenprogramm.
Hotelunterbringung
Auswahl der Hotels, Einkauf der Zimmerkontingente, Zimmerreservierung für die Teilnehmer, Zahlungsverwaltung, Versand der Zimmerlisten an die Hotels und Kontingent-Verwaltung.
Flugbuchungen
Kooperationen mit Fluggesellschaften, Flugbuchungen für die Teilnehmer.
Vorbereitung
Zusammenstellung der Kongressunterlagen, Vorbereitung der Teilnehmerunterlagen, Druck von Namensschildern und Teilnahmebestätigungen, Packen der Kongresstaschen, Erstellung der Referentenschilder, Beschilderung des Tagungsortes (Raumschilder, Hinweispfeile, etc.), Bestellung von Kaffeepausen, Getränke in den Vortragssälen für Referenten, Dolmetscher, & Teilnehmer.
Vor-Ort-Abwicklung
Einrichtung eines zentralen Registratur-Schalters, Bereitstellung von Hostessen, Einweisung der Referenten, Ausgabe der Unterlagen an die vorangemeldeten Teilnehmer, Neuanmeldungen, Inkasso.
Technik
Bestellung der technischen Ausstattung wie z.B. Beamer, Dolmetschkabinen, Mikrophone, Leinwand, etc.
Simultandolmetscher
Organisation von staatlich geprüften Dolmetschern, Koordination der Dolmetscher, rechtzeitige Bereitstellung der Kongressunterlagen für die Dolmetscher, Bestellung der notwendigen Technik für die Dolmetscher.
Gesellschafts- und Rahmenprogramm
Organisation von Welcome Cocktails, Galadinner, Eröffnungsveranstaltung, Theater- und Konzerttickets, Rundfahrten und Ausflüge für die Begleitpersonen, Vor- und Nachkongressreisen.
Fachausstellungen
Erstellung der Ausstellerunterlagen, Registrierung der Aussteller und Vermittlung von Ausstellungsdienstleistungen (Strom, Standbau, etc.), Registrierung und Zahlungsverwaltung der Aussteller, Überwachung des Standaufbaus und Abbaus, Erstellung von Ausstellerlisten, Bereitstellung von Betreuungspersonal für die Aussteller.
Abrechnung
Rückerstattungen von Reisekosten oder bei Teilnahme-Stornierungen, Zahlung aller Rechnungen für Tagungsort, Technik, Catering, Hostessen, Dolmetscher, etc. Einnahmen-Ausgaben- Aufstellung für den Veranstalter, Schließung des Kongress-Kontos, Überweisung des Guthabens an das Konto des Veranstalters.